Sageli küsitavad küsimused — Peppol ja e-arved

Vastused kõige levinumatele küsimustele Peppoli, e-arvete ja Eesti e-arve kohustuse kohta. Lühikesed, otsesed vastused.

Lühikesed, otsesed vastused kõige levinumatele küsimustele. Põhjalikumad selgitused leiad täielikust juhendist.

Üldised küsimused

Mis on Peppol?

Peppol on rahvusvaheline võrk e-arvete ja äridokumentide vahetuseks. See on ühtne standard, mille kaudu erinevate teenusepakkujate kasutajad saavad omavahel arveid saata.

Kas Peppol on tarkvara?

Ei. Peppol on standard ja võrk — mitte tarkvara, mida sa peaksid alla laadima. Sa kasutad oma arveldustarkvara, mis omakorda saadab arveid Peppoli võrgu kaudu.

Kas Peppol on kohustuslik?

Peppol ise ei ole Eestis kohustuslik, kohustuslik on e-arve. Avalikule sektorile (B2G) tuleb arved saata e-arvena alates 2019. aastast ning alates 1. juulist 2025 võib e-arvet nõuda ka ettevõttest ostja (B2B). E-arve võib liikuda Eesti e-arve operaatori või Peppoli kaudu. Peppol on vajalik eelkõige siis, kui klient on välismaal.

Kas e-arve on sama mis PDF-arve?

Ei. PDF-arve on visuaalne dokument inimese silmale. E-arve on struktureeritud XML-fail, mida arvuti loeb otse. Vaata ka Peppol arved vs e-arved.

Tehnilised küsimused

Mis on Peppol BIS Billing 3.0?

See on praegu kehtiv Peppoli e-arve spetsifikatsioon — määratleb täpselt, milline peab e-arve XML-fail olema. Põhineb Euroopa standardil EN 16931.

Mis on access point?

Teenusepakkuja, kes ühendab sind Peppoli võrku. Sina ei suhtle Peppoliga otse. Eesti ettevõtteid teenindavad Peppolis näiteks Finbite (endine Omniva arvekeskus), Billberry, Telema, Unifiedpost ja CostPocket. RIK-i e-arveldaja võtab Peppol-arveid vastu, kuid Peppolisse saata ei saa.

Mis on Peppol ID?

Sinu unikaalne aadress Peppoli võrgus. Eesti ettevõtetel tavaliselt vormingus 0191:registrikood. Toimib sarnaselt e-maili aadressile.

Kuidas kontrollida, kas mu klient on Peppoli võrgus?

Mine Peppoli kataloogi ja otsi kliendi nime või registrikoodiga. Kui ta on seal, näed ka tema access point’i.

Praktilised küsimused

Kuidas alustada e-arvete saatmist?

5 sammu: vali access point → registreeru äriregistris e-arve vastuvõtjana → ühenda raamatupidamistarkvara → saada testarve → arhiveeri. Vt täielik juhend.

Kui kaua võtab e-arvete kasutuselevõtt aega?

Pilvepõhise tarkvara puhul (Invoicier, Smartaccounts jt) tavaliselt 30 minutit kuni 2 tundi. ERP-integratsiooni puhul nädalaid kuni kuid.

Kui palju e-arve maksab?

Sõltub teenusepakkujast. Väikese mahu jaoks on olemas tasuta või peaaegu tasuta variandid (näiteks RIK-i e-arveldaja alates umbes 5 eurost aastas ja mitme teenusepakkuja tasuta paketid). Kommerts-tarkvara algab tavaliselt €10–30/kuus väikeettevõttele. Suurettevõtetel arve-põhine hinnastus, näiteks €0,05–0,30 arve kohta.

Kas saan e-arveid saata välismaale?

Jah, kui adressaadi riik on Peppoli võrgus. Praegu on sees nt Soome, Rootsi, Norra, Belgia, Holland, Saksamaa, Austria, Itaalia, Singapur ja paljud teised.

Kas pean ka oma vanad arved e-arveks teha?

Ei. Seadus kehtib uutele arvetele. Vanu PDF-arveid säilitad endiselt nii nagu varem.

Kui kaua pean e-arveid säilitama?

Sama kaua kui paberarveid — 7 aastat. Enamik teenusepakkujaid säilitab arveid automaatselt.

Seadus ja regulatsioon

Mis muutus 2025. aastal?

Alates 1. juulist 2025 võib ostja nõuda e-arvet, kui ta on äriregistris e-arve vastuvõtjana märgitud. Müüja ei tohi küsida lisatasu. Kui teist formaati ei ole kokku lepitud, on vaikeformaat EN 16931. Üldist B2B e-arvete kohustust on arutatud, kuid sellel pole praegu seaduseelnõu ega kuupäeva.

Mis on ViDA?

VAT in the Digital Age — ELi initsiatiiv käibemaksuaruandluse digitaliseerimiseks. Alates 1. juulist 2030 on e-arve kohustuslik piiriülestes B2B tehingutes ELi sees ja tehingu andmed tuleb digitaalselt maksuametile edastada.

Mis juhtub, kui ma ei suuda e-arvet saata?

Otseseid trahve seadus ei näe ette. Kuid: avaliku sektori arve ei pruugi vastu võetud olla; B2B-s võid kaotada kliente; raamatupidaja võib küsida lisatasu PDF-arvete käsitsi sisestuse eest.

Probleemid ja vead

Mu klient ütleb, et ei saa arvet kätte. Mis teha?

Kontrolli järjekorras: 1) kas klient on äriregistris e-arve vastuvõtjana märgitud? 2) Kas tema teenusepakkuja töötleb arveid (vahel võtab kuni 24 tundi)? 3) Kas su arve XML on korrektne?

Mu raamatupidaja eelistab PDF-i. Mis teha?

Selgita, et e-arve säästab tegelikult tema aega — andmed lähevad otse raamatupidamistarkvarasse. Enamik kaasaegseid tarkvarasid genereerib lisaks XML-ile ka PDF-i.

Mu e-arve “kadus ära”. Kuhu?

Kontrolli oma süsteemi saatmise logi — kas arve saadeti, ootab valideerimist või tagastati veaga? Kui saadeti, kontrolli kliendiga, kas tema teenusepakkuja näitab seda sissetulevana.

Kulu ja hindade küsimused

Kas tasuta e-arve lahendus on ka olemas?

Jah. RIK-i e-arveldaja maksab väikese mahu juures alates umbes 5 eurost aastas, Finbite Starter lubab kuni 5 tasuta e-arvet kuus ja Invoicieri tasuta paketiga saad 2 arvet kuus saata või vastu võtta. Sobib hästi mikroettevõttele ja FIE-le.

Kas pean ka oma raamatupidamistarkvara vahetama?

Mitte tingimata. Enamikule kaasaegsele tarkvarale on Peppoli tugi olemas (Merit Aktiva, Smartaccounts, Standard Books, jt). Kui kasutad Excelit või väga vana süsteemi, on vahetus tõenäoline.

Kas Invoicier toetab Peppoli?

Jah, ja mitte ainult Peppolit. Invoicieriga saadad ja võtad vastu nii Peppol-arveid kui ka Eesti e-arveid, saadad PDF-arveid e-postiga ning saabunud ostuarved liiguvad ühe klikiga Merit Aktivasse või Odoosse. Vt Mis on Invoicier.

Edasi lugemiseks

• Täielik Peppoli juhend
• Sõnastik